驚異的な生産性を発揮するたったひとつの冴えたやりかた #tfsug

やあ (´・ω・`)
ようこそバーボンハウスへ。
このページはサービスだから、まず見て落ちついて欲しい。

うん、「また」なんだ。済まない。
ちぇんわの顔も三度までって言うしね、謝って許してもらおうとも思っていない。

でも、このタイトルを見たとき、君は、きっと言葉では言い表せない
「わくてか」みたいなものを感じてくれたと思う。
殺伐とした世の中で、そういう気持ちを忘れないで欲しい
そう思って、このタイトルで作ったんだ。

じゃあ、ブラウザを閉じる以外の注文を聞こうか。

まえがき

というわけで以前、以下のtweetをしたところ、

以下の方にReTweetされ、その後、何回もRTされることになりました…。

この人です…

というわけでblogにまとめました。最初にやりかたの基本、次に実際の生産性の比較、最後にどうして Trello では驚異的なまでの生産性を発揮できなかったのに Team Foundation Service だとそうなったのかを記載する予定です。

※ 注意 ※
今回の基本は #tfsug のハッシュタグをタイトルにつけていますが、Team Foundation Serviceそれ自体には一切触れません。

驚異的な生産性を発揮するたったひとつの冴えたやりかたの基本

  • タスクを頭の外に書き出す
  • 頭の外に出したタスクを声に出す
  • タスクリストを作る
  • 1日の計画を立てる
  • 行動の記録をつける

1つ1つ具体的に見ていきましょう。

タスクを頭の外に書き出す

タスクを頭の中から紙や付箋などに書き出すことを徹底しましょう。頭の外に書き出すことには2つの効果があります。

1つ目は記憶の抜けを防ぐことです。記憶は重要なことだとしても抜け落ちてしまうものです。作業漏れをなくすためにも一旦頭の外に出す癖をつけましょう。

2つ目は脳の記憶容量のムダ遣いを防ぐことです。将来行う行動についての記憶のことを展望的記憶と言います(参照:記憶 – Wikipedia)。記憶容量は個人差はあれど上限がありますので、必要のないものに割く容量を減らすのは大事なことです。

頭の外に出したタスクを声に出す

タスクを頭の中から外に出したら、誰かに説明するつもりでそのタスクを声に出すことを徹底しましょう。これはラバーダッキング(参照:Rubber Duckingポーギーに話す)と呼ばれるもので、ゴムでできたアヒルのおもちゃや熊のぬいぐるみをコンピュータの脇に置いておき、それに話しかけるものです。物に話しかけるというこのテクニックには次の効果があります。

タスクについて、筋道を立てて論理的に考えることができます。その結果、実はやる必要のないタスクであったり、それをするには前提があるといったことに気づくことができます。これは話し相手はタスクに関して何も知らないため、詳しく、そして明確に説明する必要があり、詳しく、そして明確に説明する際にタスクについて今まで考えていなかった部分や思い込んでいた部分を見つけることができます。そして、それを声に出して言うことで、頭の中にある言葉を形成し、口を動かし、耳で言葉を聞き、聞いた言葉を脳で処理することでタスクについてより理解することができます。

タスクリストを作る

頭の外に出し、声に出したタスクをリストにします。このリストはタスクを思いついたら(=タスクが発生)速やかにタスクを追記する場所です。つまり、今あなたが抱えているタスクが全て入っているリストです。このタスクリストを見れば全てのタスクが分かり、タスクリスト以外にタスクは無いという状態を作ることがここの目的です。いつでもタスクを添削できるようにしてある必要があります。アナログで管理するのも良いですが、デジタルで管理するのも良いでしょう。

1日の計画を立てる

タスクリストができたら今度はタスクを消化する計画です。1日を始める前にその日、1日で消化するタスクの計画を立てましょう。具体的なやり方としてはタスクリストから今日やることリストを作ります。今日やることリストはタスクリストの中から優先度順にその日に実施するタスクだけを書き写したリストになります。

このリストは毎日作り直されるリストになります。その日の今日やることリストが一度できてしまえば、緊急(つまり割込)の要求がない限り、今日やることリストにタスクが追加されることはありません。もし、新しいタスクが発生したら、タスクリストに書き加えてください。

こうすることで、今日やることリストに書かれたタスクだけに集中することができるようになり、優先度の低い他のタスクを気にかける必要がなくなります。現在、集中しなければならない対象が明確になることで、頭の中が明確になり、作業の効率が飛躍的に向上します。

行動の記録をつける

毎日今日やることリストを作り、タスクを消化できるようになったら、その日の行動の記録をつけることを徹底しましょう。その日の行動の記録をつけることには2つの効果があります。

1つ目は記憶をつけることで、後で自分の行動を見直すためのデータにすることです。

2つ目は今まで無意識の内にしている行動を見える化することです。1つ前の“1日の計画を立てる”で“その日の今日やることリストが一度できてしまえば、緊急の割込の要件がない限り、今日やることリストにタスクが追加されることはありません。もし、新しいタスクが発生したら、タスクリストに書き加えてください。”と記載しましたが、無意識の内にしている行動についてはなかなか徹底することができません。しかし、“行動の記録をつける”ことを徹底しようと意識すると、この無意識の内にしている行動に気づくことができるようになります。

定期的にふりかえりをする

行動の記録をつけれるようになったら、ふりかえることを徹底しましょう。ふりかえる周期は一定にした方が良いのですが、とりあえず最初は周期を1週間にするのがオススメです。週末に1週間分の行動の記録をふりかえるようにしましょう。このふりかえりの目的は行動の記録から改善できる要素を抽出し、それを次の周期にフィードバックすることです。KPTで行うのが良いですが、ムズカしい場合は以下の3つの観点から確認してみましょう。

  • 価値のあった行動とそれを再現する方法は何ですか?
  • うまくいかなかったこととそれに対する対策は何ですか?
  • 次回挑戦したいと感じたこととその理由は何ですか?

それぞれKPTのKeep、Problem、Tryの言い換えですが、この3つの観点で自問してみては如何でしょうか。

仕事でふりかえりを日常的にされている人は別として、こういったことはやると効果があるからやろうやろうと思っていてもついつい後回しにしてしまいがちです。予定表に入れることで事前に時間を確保しておくのがオススメです。

次回予告

今回の基本だけ見ると「なにそんな普通のことを…どこが驚異的なんだ?」と思われると思うので、次回は Trello を使っていたころと、Team Foundation Serviceに乗り換えてから実際の生産性を比較し、どれ位変わったのかについて記載します。